Las Empresas tienen la información, de forma natural o estructurada, más o menos agrupada en:
- Bases de Datos transaccionales
- Bases de Datos relacionales
- Documentación interna
- Documentación externa
Las Bases de Datos transaccionales (ERP,s) contienen fundamentalmente los datos relacionados con los movimientos reales que se producen en la empresa, compras, ventas, existencias, contabilizaciones… Ejemplos: RPC, DYNAMICS, SAP son claros ejemplos de aplicaciones transaccionales que tienen por objeto integrar toda esta información.
Las Bases de Datos relacionales (CRM,s) pueden contener los contactos potenciales, las relaciones con clientes, proveedores, recursos externos, las acciones realizadas o a realizar, las campañas, los proyectos, los servicios, las tareas,… Ejemplos: Business Contac Manager y Dynamics CRM de Microsoft, GoldMine, SalesForce, Zoho CRM… son ejemplos de posibles soluciones a implementar, cuya selección depende de las características e idiosincrasia de cada Empresa.
La documentación interna, la que generamos manualmente con herramientas tales como procesadores de textos, hojas de cálculo, presentaciones, e-mails, blogs, formularios, encuestas, web,s… o bien de forma automática elRPC, y que tienen por finalidad comunicarnos, compartir información con los demás, cuestión clave para fomentar las relaciones y el trabajo en equipo. Micrososoft Office, Open Office, Google docs, Zoho docs, RPC INDOC… son claros exponentes de herramientas para tal fin.
Documentación externa es la que nos llega de nuestros clientes, proveedores, colaboradores… y hasta ahora nos ha llegado y hemos almacenado habitualmente como documentos de Microsoft Office y que poco a poco iremos combinando con feed,s, documentos compartidos en “la nube”, enlaces, redes sociales internas,…
Hasta ahora, toda esta información y las aplicaciones que la gestionan se ha almacenado en los servidores y equipos ubicados en la Empresa con el consecuente coste de instalación, actualización y resolución de incidencias de seguridad.
En la década que empezamos se va a ir produciendo un cambio: de tener toda nuestra valiosa información y procedimientos en nuestros equipos, a tenerlos ubicados en servidores externos accesible por cualquier persona autorizada con un simple navegador de Internet. No se trata de un cambio tecnológico, esta tecnología ya existe hace años, se trata de un cambio en nuestra forma de hacer, de relacionarnos, de comunicarnos internamente y con nuestros clientes y proveedores. Las motivaciones que producirán este cambio son diversas pero simplemente citando aspectos económicos, de relaciones humanas y de movilidad, son suficientes para prever que se va a producir con relativa celeridad.
El problema está en cómo organizar, como coordinar, como integrar toda esta información: La de las bases de datos y los documentos con los equipos locales, los móviles y la nube. Adaptarnos a los nuevos recursos, a las nuevas formas de hacer
La solución es estudiar caso por caso y adaptarse a las necesidades e idiosincrasia de cada Empresa.
En líneas generales se han de tener en cuenta las consideraciones siguientes:
- Prudencia: Nos hemos de ir “beneficiando” de la nube de forma progresiva y concreta, seleccionar temas de mejora e irles dando solución, subiéndolos a la nube. Probablemente serán en principio temas periféricos referentes a documentación comercial, informes, calendarios compartidos, no conformidades, procedimientos de trabajo…que resuelvan pequeños problemas crónicos, comunicarnos mejor, pero que nos permiten experimentar, formarnos, ir probando el trabajo compartido, a distancia, con nuevas herramientas… en la nube.
- Definición: Los sistemas organizativos y las infraestructuras en la nube, han de estar definidos, administrados por la Empresa. De no hacerlo así nos encontraremos a la larga con tantas nubes como Empleados y será más difícil de implementar. Con nuestros conocimientos y experiencia de más de dos años de navegación por las nubes, se puede entrar con más facilidad y mejor.
- Orden: Empezar a poner cosas en la nube de forma estructurada y documentada es una buena ocasión para organizar, definir procedimientos, cambiar hábitos, hacer limpieza…
- Formación: Ha de hacerse de forma estructurada y una vez definida y organizada la infraestructura y concretados los temas y procedimientos a implementar. Organizar las sesiones practicas de formación base y específicas con casos prácticos para ir cambiando el “chip”, motivando. En SoftServei la realizamos de forma práctica, con el método del caso, con una empresa de pruebas creada para tal fin.
- Aplicaciones: Depende, de adonde y como queramos llegar. Esta decisión se ha de tomar a la vista de la problemática a resolver. Estamos diariamente experimentando con nuevas aplicaciones y las actualizaciones de las existentes y en función de las necesidades podemos recomendar y formar las más idóneas.
Nuestra recomendación actual es mantener el RPC o el ERP actual en local e ir estableciendo enlaces con la nube. Ejemplos:
- Coordinación CRM
- Reports, cuadros de mando
- Coordinación de acciones/tareas de la gestión de servicios
- Presupuestos/ Pedidos /Albaranes /Facturas con RPC INDOC
Para todo ello podéis contar con nosotros
Saludos
Josep Bartomeu
Nuestro cliente deseaba disponer de un seguimiento de pedidos que le permitiera modificar cantidades y fechas de entrega de manera ágil y a su vez necesitaba un control de dichos cambios para controlar incumplimientos teniendo en cuenta variaciones. La problemática se exponía de la siguiente forma:
Los vendedores o distribuidores actualizados cumplimenta un cuestionario característico de la serie a presupuestar.
Una de las funcionalidades opcionales de la versión de PRODUCCIÓN A MEDIDA del RPC es la de que los pedidos de venta, los pedidos de compra, las ordenes de fabricación y los albaranes de venta, pueden tener el mismo número raíz. 
Nuestro cliente tenía una venta regular, necesitaba controlar las llamadas a los clientes por agente y ruta y agilizar al máximo la gestión de los pedidos de ventas con la información del consumo regular de sus clientes (por domicilio de entrega). La problemática se exponía de la siguiente forma:
Blog del RPC 